こんにちは管理部さん（@act1216）です。今回は『アクション数の整理術』についての記事です。以前、こんな投稿をしました。
これは整理整頓の中でも一歩先に行く方法を伝えたものです。私が勝手に『アクション数整理術』と呼んでいるこの方法を今回はお伝えしようと思います。
特にデスクワーク中心の方にはおすすめの考え方です。
ちなみにPC内部の整理術は別記事にかいてありますのでこちらも参考になるかと思います。
アクション数という考え方
- 毎日使うホチキスを机の引き出しの奥にしまっている
- 年10回も使わないペンをペン立てに置いている
こういったことをする人は無意識にアクション数を無視して仕事をしています。結論から書くと、アクション数とは目的に到達する手間数のことです。
整理整頓術 アクション数の考え方の基本
それでは最初にアクション数はどのように考えればよいのか上の２つを例に挙げてみます。
「毎日使うホチキスを机の引き出しの奥の小箱にしまっている」
例えばこれを実際に手に取るまでどのぐらいのアクション（行動）を起こすのかを因数分解すると下記のようになります。
- 机の引き出しを開ける
- 奥の小箱を取り出す
- 小箱を開ける
- ホチキスを取り出す
- 小箱を閉じる
- 小箱を机の奥にしまう
- 机の引き出しを閉じる
と考えれば、7アクション（7回行動をしている）を起こしています。これだと毎日使うものを取り出すのは手間ですね。ちなみに片づけるときも同じアクション数を使います。次に2つ目の例を見てみます。
「年10回も使わないペンをペンホルダーに置いている」
これはアクション数をみるとこんな感じになります。
- ペンをペン立てから取り出す
先ほどとは違い、1回で済みました。ただ、年10回もつかわないペンをこんなすぐ取り出せるところに置いておくのは場所がもったいないですね。
アクション数という考え方の元となったもの
私が知る限り2つの個所からこのアクション数という考え方が始まりました。1つは収納のデザインの界隈。そしてもう1つはボードゲーム界隈です。
片づけ場所を決める時にはアクション数のことも考えるようにすると
散らからない部屋になっていきます。
引用：https://hibarisha.com/archives/713
収納のデザイン（方法）を考えるときにそのものを取り出してから閉じるまでの数を測り頻度多く使うものはアクション数を少なく、普段使わないものはアクション数の多いところに置くとスマートな生活が可能になります。
一方、最近はやりのボードゲームでもアクション数という考え方があります。
そのサイクルのスタートプレイヤーから順番に「１アクション」を行います。１アクションしたら、それに必要な魔力をコストとして払い、次の手番プレイヤーの番となります。
http://crossbow.mydns.jp/blog/makiyama/2017/10/post-286.html
この場合のアクション数は、手番の中でできる自分の行動1回に相当します。ボードゲームでは多くの場合、自分の手番のアクション数を最適なものにするかで勝敗が左右されます。
これらを合わせて「いかに無駄を省きつつ適所にものを整理整頓する」かでこのアクション数という収納術の良さが変わります。
アクション数整理術 実践編
ここからアクション数による実践的な考え方・方法をお伝えします。先に手順を書いておきます。
- 使用頻度の多いものとそうでないものを分ける
- 毎日、毎週、毎月～半年、年単位に分けるとGOOD
- 収納スペースにどのぐらい収まりそうか考える
- 収納スペースは机の上、机の引き出し、キャビネットの引き出し、引き出しの奥
- 使用頻度に応じたアクション数に収める
使用頻度の多いものとそうでないものを分ける
アクション数の基本は、使用頻度の多いものはアクション数少なく、使用頻度の少ないものはアクション数多めにすることです。
なぜなら毎日使うものをすぐ取り出せた方が時間短縮になるし、整理もしやすくなるからです。人によって違いますが、例えば事務職の場合下記のようなものが毎日使うことが多いです。
- ペン（ボールペン、赤ペン）
- ホチキス
- 穴あけパンチ
- ハサミ・カッター
- 電卓
- 付箋
逆に机の上に置いていそうなものですが、こちらは使用頻度が少ないと考えられます。
- 書類
- 名刺
- 仕事の本
- ファイル
- ペン（蛍光ペン、筆ペン）
- メモ帳
ペンがどちらも入っていますが、蛍光ペンは資料を確認するときにマーカーとして使用する人も多いかと思います。また、筆ペンは慶弔袋などを書くときだけに利用し、普段はあまり使わないと思いますので使用頻度が少ないと考えられます。
収納スペースにどのぐらい収まりそうか考える
残念ながら会社の机に収納できるスペースは限られています。収納スペースにおいて基本的にこんな感じに収納することが良いです。
- 机の上…使用頻度：毎日使うもの
→ペンホルダーや小物収納などに置く - 机の引き出し…使用頻度：毎週使うもの、毎日使うもので書類など
- キャビネット上段…使用頻度：毎日使うもので入りきらなかったもの、毎週使うもの
- キャビネット中段、下段…毎週使うもので入りきらないもの、毎月使うもの
おおよそ使用頻度順に手前に置いておくことがポイントです。ただ、大きさによって入らないものがありますのでその際は入りきる大きなところに置いておくと良いです。
使用頻度に応じたアクション数に収める
使用頻度によって収納を分けたらしばらく使ってみると意外と使用頻度が少なかったり、季節によって多くなったりするものが出てきます。その場合は、収納をこまめに変えていきます。
例えば、名刺は使用頻度が少ないものに入れてありますが、その週だけ来客が多い場合はアクション数を少なくできる机の上などに置いておいておくなどの対策します。
また、使っていないものは「捨てる」という考え方も重要です。使わないものを捨てればその場所を確保できるため、新たに必要なものを置くことができたり、使用頻度が同じぐらいのものを同じところに置くことも多くなります。
アクション数収納術 裏技『”ついついのもの”を奥に』
仕事をしていると、気を取られるものってありますよね。私は手でグニグニできる置物を一時期机の上に置いていました。ただこれを使い続けていて癖になっていました。しかし、捨てるのももったいなく、かといってあると握り続けてしまう。
そんな“ついつい仕事中にやってしまう仕事とは関係ないもの”をアクション数の多いところにあえて置きます。こうすることによって出すまでに時間がかかるものを心理的に遠ざけておき、業務に集中することが可能です。
私もよほどストレスがたまっている場合を除いてはキャビネットの奥底にしまってあります。
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それ以外ではこんなものが該当しそうです。
- スマフォ
- ペン回し用のペン
- タバコ
- 手のつぼを押す棒
- 人形
会社に持ってきてもさほど問題はないと思いますが、あるとつい夢中になって仕事を忘れてしまうものを遠くに置けば効果が高いです。
アクション数整理術のまとめ
アクション数という考え方は整理整頓の一歩先行く収納の考え方です。この考え方を持ちながら仕事をしていけば、時間の短縮になり、いちいち出すことの手間でイライラしなくて済みます。
さいごまでお読みいただきありがとうございました。
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