こんにちは、管理部さん（@acts1216）です。今回は『手帳の使い方』についての記事です。
社会人になりたてでない人も手帳の使い方について、できていない人が多くいます。そこで今回、手帳の使い方について基本的なことを抑えて手帳を活用できるようにするための方法をご紹介します。
意外と手帳についてただ予定をメモしているだけ人が多くいますが、とてももったいなく思います。
手帳は使いこなせれば、時短、段取り力の向上が期待でき、だれでも“できる人”への近道となります。
僕も「狩りスケジュール」を立てたいカモ
デジタルで良いんでない？アナログ手帳の効果
アナログ手帳にするときに必ず言われているのがこの”デジタル手帳で問題ないんじゃない？”です。答えとしてはどちらでも問題ないです。
しかし、私はアナログ手帳をおすすめします。理由としてはアクセスの速さ、大きさ/画面の問題です。
アクセスの速さ
今時代の流れはスマフォアプリのスケジュール管理です。あえてアナログにする大きな理由がアクセスの速さ。なぜならアナログの方がアクセスまでの工程数が少ないから。
例えばスマフォの場合、
スマフォ手帳のアクセスの工程
- ポケットから取り出す
- スマフォを開く（パスワードや指紋等）
- 手帳アプリの起動
- 予定日を探す
- スケジュールを記入
という工程をたどってスケジュールをおこなうかと思います。
一方、アナログは、
アナログ手帳のアクセス工程
- 内ポケット/カバンから取り出す
- 予定日を探す
- スケジュールを記入
となっており、わずか3工程で記入することが可能です。
工程数が少ないから書き込むのが速いというのもそうですが、スケジュールを確認するのも早いです。その年の予定であれば、アナログの方が有利です。
しかも、スマフォ、タブレット、パソコン共通である便利が故の弱点として、複数機能を持ちすぎていてスケジュールを開くまでの時間が思いの外長いです。
ですが、手帳の場合、机にほぼ開きっぱなしにしておけば、横をちらと見るだけで確認ができます。
補足ですが、以前にPC+タブレットでタブレットをスケジュールにすれば早い！という結論に至っておこなったことがあります。しかし、この場合、常に明るい画面が横にチラつくので作業効率が落ちました。そのためこの方法はあまりおすすめしません。
大きさ/画面の問題
もう一つ私がアナログを推し進める理由は、画面の大きさの問題です。スマフォだと小さすぎて俯瞰的にスケジュールを確認するのに向いていません。
“いやいや今はタブレットあるから画面大きいよ”という場合でも前述のアクセスの工数問題があるのでアナログの方が有利となってしまいます。
別の問題ですが、どうしてもスマフォ、タブレットは余計なソフトを起動している場合が多いです。画面OFFにしている状態でも、開いたときにすぐアクセスできないことも多くあります。スケジュールの機能だけをスマフォ/タブレットで行うという場合、別ですが普通はそんなことをしないので結局アナログ手帳が良いということになります。
部署別 手帳の選び方
共通のおすすめ
大きさは共通でA5サイズがおすすめです。理由としては机に置いても邪魔にならないギリギリサイズ、書ける広さもある程度あるからです。仕事の内容によって、外出が多ければ、内ポケットサイズ、書きこみが多くなればA4でも良いです。
人と会うことが多い方（営業、人事向け）
人と会う仕事が多い営業の方や人事の方でおすすめする手帳は、週間バーチカル（7日/1～2ページで時間軸があるタイプ）の手帳がおすすめです。ブラウニーというバーチカル特化の手帳がおすすめです。
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人と会う約束が多いということは他人依存のスケジュールが多く、変更があまりないと考えられます。そこで、1週間俯瞰できるバーチカルタイプであり、お客様との約束時間の一時置き場としてメモ帳が多いタイプがおすすめです。電話が多くある方であればすぐ取り出せる内ポケットサイズでも良いかと思います。
社内で決まった作業をする方（事務/経理/プログラマー向け）
社内で決まった作業や業務をする方は、A4かA5サイズ、1か月ごとと、1日1ページタイプがおすすめです。想定として、机の上に置いておきつつ作業をします。EDIT辺りがおすすめです。
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社内で作業が多いとい方は、他人依存が少なく決まったスケジュールが立てやすいということです。さらに事務や経理、プログラマーは、1週間ごとの短い周期というより月ごとという長いスパンの計画を立てた方が良いです。そのため、時間軸の俯瞰はあまり必要とせず、1か月あたりの俯瞰が必要になります。
1日1ページタイプは、業務日誌形式/1日ごとのTODOが立てやすいです。
決まった仕事が少ない方、飛び込み仕事が多い方（総務/プロジェクト担当）
決まった仕事も、来訪/訪問も少ない方、急な仕事が多い方は、1日1ページタイプがおすすめです。どうも業務がふわふわしてしまうのでしっかりと計画の立てられるフランクリンプランナーがおすすめです。私も2019年はフランクリンプランナーを使用しています。
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こちらは、仕事のフットワークを軽くすることを念頭に置いており、俯瞰をあまりしなくてもよい1日1ページの商品が良いと考えます。
1日の中にTODO、その日の業務内容や改善点反省点などを盛り込めば作業が進みます。
実践 手帳の使い方
予定だけではなく”すること”を書き込む【超重要】
実践最初の項目にして最重要です。先にやり方のまとめを書いておきます
手帳の書き方基本
- 予定が発生したら必要な準備などリスト化
- 余裕を持ったスケジューリングで記入
- 自分だけでは動かせない予定は色を変えて記入
手帳に記載することは来訪や外出を記載するだけではなく、”アポの準備にやること”や”資料作成”を書き込みます。
なぜなら、やることを先に埋めておけばそれに従って行動するだけで作業が完了するからです。アポイントなどの予定が入った際にする手帳に書き込む流れは、おおむねこんな感じ。仕事の段取りと同じですね。
仕事の段取りが思いつかない！という方は、スモールステップ法をおすすめします。
- 1”来訪””訪問”のアポイント
訪問、来訪、納期などの予定を書き込む
- 2準備に必要な作業を想像する（必要であればメモで起こす）
営業であれば見積書、人事であれば面接資料の準備など。
- 3どのぐらい時間がかかるか想像する（ざっくり）
作成にどれだけ時間がかかりそうか、みつもる。
- 4作業をスケジュールに埋め込む
アポイントの前に埋まるようにする/かなり余裕めに書き込む
以上です。例えば、現在が11日（火）として14日（金）午前9時に初めての相手先に営業にいくとします。そして、相手先から見積もりを頼まれたとします。そして現在の予定が以下のとおり。
- 11日の予定現在11：50 14時～営業
営業：A社 最寄り駅はB駅
- 12日の予定15：00～会議
- 13日の予定なし
- 14日の予定10時～営業 13時～営業 15時～営業
その際に必要な準備は、見積書、それに付随する資料、会社案内、相手先の情報などが必要です。
このうち準備としてしなくてはいけないことが「見積書の作成」「付随資料の作成」「相手先の情報を見る」「資料を1つのファイルにまとめる」あたりだとします。これを予定として書きこみます。
「見積書」と「付随する資料」の作成はセットで作成した方が良い可能性が高いので時間の取れる12日午前にセットします。
「相手の情報」は、近い日付にする方が覚えているので余裕のある13日に入れます。また、資料作成の予備日とします。
そして14日に資料の最終確認のみするようにします。こんな感じで埋めていきます。そして実際に埋めると上のタイムラインが下記のようになります。
- 11日の予定現在11：50 14時～営業
営業：A社 最寄り駅はB駅
- 12日の予定15：00～会議
- 13日の予定なし
- 14日の予定10時～営業 13時～営業 15時～営業
14日はほぼ予定で埋まっていますが、移動中に相手の情報を眺めていれば、見積書まで届いているお客様に提案がしやすくなります。
「手帳は忘れるためにある」と言われるぐらいとりあえず書いておけばOKな状態にすることが重要です。また、自分の仕事のパターンを覚えてしまうとメモに起こしたりすることなく直接手帳に記載ができます。
こういった書き方は、見積などその時に相手に渡す資料が違う営業の方や、複数のプロジェクトを抱えている方などに特におすすめの方法です。もちろんほかの部署でも活用できます。
ペンは何色が良いの？どうやって色分けすればよいの？
数十冊手帳の本を読んだ私がおすすめするのは色分け方法は、3パターン。どちらも2色です。色は何色でも良いですが、無難なのは購入しやすい黒赤です。
パターン1 期限付きかそうでないか
予定の中に期限のあるものがあります。年末調整/社内提出書類/出張の宿泊キャンセル期限などがそれに該当します。それらの期限日に目立つ色、そうでない場合普通の色にします。
パターン２ 本業かどうか
複数の業務にまたがって行う人用です。複数の業務をしているとどうしても本業（メイン業務）が埋もれてしまうことがあります。これをしっかり行うためメインの業務の時間の色を変えます。
パターン3 人と合う時間かどうか
人と合うような職種であれば、そこが一番重要なため、その部分を赤い色にします。営業であれば営業の時間、人事であれば面接、プログラマーであれば打合せ時間です。
特に人と合う時間は、その職種にとって一番大事な時間である場合や納期（期限日）などに設定されます。
色分けで重要なのは、仕事に「線引き」ができるかどうかです。有名な書籍である「7つの習慣」では、重要度と緊急度に仕事を分けろと掲げられています。
しかし、重要度も緊急度も線引きがあいまいなので迷いが生じてしまいます。そこでこのパターン方法は、意図的に、緊急度を納期や期日、重要度を自分の本業や人と合う時間と仮定して色分けをしております。
さいごに
年末に近づいてきたこともあり、手帳を選ぶ方が増えてきたのではないかと思います。手帳を何のために使うのかを振り返ってみる良い機会でもあるので、今回この書きました。
僕も手帳を買って「狩りの作業効率」をあげようカモ！
さいごまでお読みいただきありがとうございます。
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